Die Richtlinie nach § 37 Abs. 5a SGB XI zur Aufbereitung, Bewertung und standardisierten Dokumentation der Erkenntnisse aus dem Beratungsbesuch stellte Christina Kroesen und ihr Team von der Pflegekasse der BKK Pfalz im Sommer 2021 vor große Herausforderungen. Gemäß der Richtlinie sind die Erkenntnisse aus den Beratungsbesuchen transparent und einheitlich abzu­bilden. Der Aufwand für die Sachbearbeitenden in der Pflegekasse ist enorm: „Nach der Digitalisierung der postalisch eingegangenen Beratungsnachweise schauten sich die Sachbearbeitenden die Fälle am Bildschirm an und erfassten die Beratungsergebnisse in der Benutzeroberfläche von BITMARCK_21c|ng. Da wir mit der Add-on-Software atacama KV Software bereits gut bei der auto­matisierten Verarbeitung der 45b-Rechnungen arbeiten, lag es nahe, bei den Beratungsnachweisen nach dem gleichen Muster vorzugehen und gemeinsam eine noch bessere Lösung zu finden“, erläutert Christina Kroesen.

Die atacama | GKV Suite war eines der ersten zertifizierten Produkte für BITMARCK_21c|ng. Für die Herausforderung bei der BKK Pfalz bot es sich daher an, für die Datenübertragung nach BITMARCK_21c|ng die Aktionssteuerung|ng zu verwenden, um die Entwicklung einer Lösung schnellstmöglich umzusetzen. Der neu aufgesetzte Prozess ist schnell beschrie­ben: Die Pflegekasse übermittelt die gescannten Ergebnisberichte des Beratungseinsatzes, die Belege werden mithilfe künstlicher Intelligenz ausgelesen und im letzten Schritt automatisch in das Modul atacama | PV der jeweiligen Pflegekasse übertragen. Dort durchlaufen sie abschließend noch die fachlichen Prüfungen –beispielsweise Versicherungsverhältnis, vorhandener Pflegegrad oder letzter erbrachter Nachweis. Datensätze ohne Beanstandungen werden mithilfe der Aktionssteuerung|ng direkt in das BITMARCK_21c|ng der Krankenkasse übertragen.

„Das ist für uns ein Qualitätsgewinn”

Zwischen Datenannahme und Einspielen nach BITMARCK_21c|ng vergehen in der Regel nur wenige Stunden. Wenn die fachliche Prüfung Beanstandungen oder Hinweise ergibt, werden die betreffenden Vorgänge innerhalb von atacama | PV in Prüfgruppen zur weiteren Bearbeitung angezeigt. Nach dem Abschluss des Falls erfolgt auch hier mittels Aktionssteuerung|ng die Über­tragung ins BITMARCK_21c|ng. „Das ist für uns nicht nur eine enorme Zeitersparnis“, so Christina Kroesen, „sondern auch ein Qualitätsgewinn in diesem Massenprüfungs­geschäft.“

Die BKK Pfalz erzielte gleich im ersten Monat eine Dunkelverarbeitungsquote von mehr als 70 Prozent. Selbst für die Nach­bearbeitung der restlichen 30 Prozent benötigen die Sachbearbeitenden wesentlich weniger Zeit als vorher. Die Fallbearbeitung konzentriert sich ganz auf die fachliche Beurteilung, Erfassungstätigkeiten fallen in großem Umfang weg. Christina Kroesen resümiert: „Die Zusammenarbeit mit BITMARCK und atacama KV Software hat hervorragend geklappt!“