Immer komplexere Lizenzmodelle, immer häufigere Audits: Die korrekte Lizenzierung von Software, deren Vorschriften und revisions­sichere Dokumentation bis ins Detail zu überblicken, braucht ein gutes Maß an Experten­wissen und Erfahrung. Verfehlungen in diesem Bereich kommen Krankenkassen teuer zu stehen: Hohe Kosten für Nachlizenzierungen bis hin zu rechtlichen Konsequenzen sind die Folge. Viele Entscheidungsträger fragen sich daher immer häufiger, ob das Lizenzmanagement ihrer Kranken­kasse optimal aufgestellt ist. Welche Softwarelizenzen sind vorhanden? Gibt es Richtlinien zur Softwarebeschaffung und -nutzung? Sind alle Lizenzverträge bekannt und griffbereit? Wird der Software­bedarf regelmäßig überprüft und geplant? 

Diese und weitere Fragen werden im Rahmen des „Lizenzmanagement-Service“ – einer Beratungsdienstleistung von BITMARCK – umfassend beantwortet. Dabei analysiert das BITMARCK-Lizenzmanagement einmal jährlich die Lizenzsituation hinsichtlich der verwendeten Microsoft-Lizenzen des Kunden und gibt praktische Handlungsanweisungen für ein professionelles Lizenzmanagement inklusive Optimierungsvorschlägen. Damir Znajden, Lizenzmanager bei BITMARCK, betont die Wichtigkeit eines professionellen Lizenzmanagements: „Das Management von Softwarelizenzen ist ein fundamentaler Geschäftsprozess, unabhängig von der Größe einer Krankenkasse. Es ist nicht nur erforderlich, um die ordnungsgemäße Lizenzierung gegenüber den Herstellern sicherzustellen, sondern dient auch als Gewährleistung, nicht zu viel Geld für Lizenzen und Wartung auszugeben. Mit dem „Lizenzmanagement-Service“ sichern wir daher unsere Kunden vor hohen (Mehr-)Kosten sowie strafrechtlichen Konsequenzen ab.“

Schluss mit Überlizenzierung – Einsparpotenziale realisieren

Doch die Vorteile eines professionellen Lizenz­managements liegen nicht allein in der Abwendung der rechtlichen und finanziellen Konsequenzen einer Unterlizenzierung. Es hilft auch, Kosten aus einer Überlizenzierung einzusparen und die Beschaffung zu optimieren. „Durch unsere Beratungsdienstleistung können unsere Kunden Einsparpotenziale realisieren, indem wir aufzeigen, welche ungenutzten Softwarelizenzen umverteilt oder gekündigt werden können. Dies kann nur dann optimiert werden, wenn bekannt ist, welche Software sich mit welchen Nutzungs- und Wartungsverträgen auf welchen End­geräten und Servern befindet“, erklärt Damir Znajden.

Um auf die Kundenbedürfnisse individuell eingehen zu können, hat BITMARCK mit dem „Lizenzmanagement-Service“ ein bedarfs­gerechtes Angebot erarbeitet, bei dem unsere Kunden aus drei verschiedenen Modulen wählen
können: „Basis-Lizenzanalyse“, „True-up-Service“ und „Audit-Save-Service“. Das Modul „Basis-Lizenzanalyse“ beinhaltet einmal jährlich die Erstellung einer Übersicht zu allen Zugriffslizenzen für Microsoft-Produkte sowie die Anzahl der Postfächer, die mit einem registrierten und namentlich eingetragenen Zugang im Active Directory der BITMARCK hinterlegt sind – vorausgesetzt, diese werden bereits durch BITMARCK betrieben. Das Modul „True-up-Service“ fokussiert sich auf Microsoft Enterprise Agreement und beinhaltet ebenfalls einmal pro Jahr eine Analyse der Lizenzsituation der Krankenkasse. Zusätzlich wird ein True-up-Report erstellt, der Empfehlungen zu Lizenzoptimierungen liefert. Das dritte Modul „Audit-Save-Service“ stellt ein vollumfängliches Lizenzmanagement durch BITMARCK dar. Hierfür werden im ersten Schritt der Umfang gemeinsam mit dem Kunden definiert sowie die dazugehörigen Services implementiert. Im nächsten Schritt werden sämtliche technischen und kaufmännischen Daten erfasst und geprüft. Einmal pro Jahr wird zudem ein Compliance-­Report inklusive der Herstellerabnahme erstellt. Darauf aufbauend, erhält der Kunde Handlungsempfehlungen und Optimierungsmaßnahmen, die sich sowohl positiv auf die Lizenzkosten auswirken als auch das Compliance-­Risiko minimieren. Auch dieses Modul bezieht sich zunächst auf Microsoft-­Lizenzen. Bei Bedarf besteht jedoch die Möglichkeit, dies auch auf andere Software­lieferanten auszuweiten.  

Als erster Kunde hat sich die Siemens-Betriebskrankenkasse (SBK) für den Lizenzmanagement-Service von BITMARCK entschieden. Andreas Mühle, Fachexperte Basis-Desktop-Infrastruktur bei der SBK, berichtet von den bisherigen Erfahrungen und Ergebnissen: 

einsnull: Das Lizenzmanagement Ihrer Kranken­kasse ist bereits seit längerem ausgelagert. Was sind die Gründe für Ihren Wechsel, und weshalb haben Sie sich für BITMARCK entschieden?

Andreas Mühle: Für Microsoft müssen wir jährlich eine True-up-Messung durchführen. Dazu mussten wir regelmäßig einen Dienstleister für die Durchführung dieser Services ausschreiben, und trotzdem war der interne Aufwand noch immer immens hoch. BITMARCK hat uns hierbei hervorragend unterstützt und rechtzeitig die notwendigen Daten geliefert. Wir wollten daher das gesamte Lizenzmanagement an einen Dienstleister übergeben, um so den Ressourceneinsatz bei uns zu verringern und mittelfristig Lizenzkosten zu sparen.

einsnull: Hatten Sie dabei besondere Schwerpunkte, auf die das Augenmerk gerichtet werden sollte?

Andreas Mühle: Uns waren vor allem die Zuverlässigkeit bei der Ermittlung der benötigten Kennwerte sowie die Termintreue wichtig. Zudem sollte das Augenmerk auf genaue Lizenzreports und auf eine mittelfristige
Kostenreduktion durch den richtigen Lizenzbedarf gerichtet werden. 

„Wir erhoffen uns eine Entlastung in unserer IT-Abteilung“

einsnull: Für welche der drei Service-­Optionen hat sich Ihre Krankenkasse entschieden und warum?

Andreas Mühle: Wir haben uns für das dritte Modul „Audit-Save-Service“ entschieden und das Lizenzmanagement vollumfänglich an BITMARCK übergeben. Wir erhoffen uns dadurch eine Entlastung in unserer IT-Abteilung und mittelfristig Kosteneinsparungen bei den Lizenzen.

einsnull: Welche Vorgehensweise wurde hierbei zwischen Ihnen und BITMARCK vereinbart?

Andreas Mühle: Es wurde vereinbart, dass wir mit der True-up-Messung beginnen und dafür eine Inventarisierung der Hardware- und Userdaten durchführen. Hierbei starten wir mit den Lizenzen von Microsoft und wollen es dann auf weitere Hersteller ausbauen.

einsnull: Welche qualitativen Ergebnisse wurden mit dem „Lizenzmanagement-­Service“ der BITMARCK erzielt, und welche Vorteile konnten Sie damit erreichen? 

Andreas Mühle: Mit der True-up-Messung konnten wir im geforderten Zeitraum die notwendigen Kennwerte an Microsoft übertragen und waren mit der Organisation und Durchführung sehr zufrieden. Wie gesagt, in den Jahren vorher mussten wir diese Dienstleistung jährlich ausschreiben. Es gab zudem auch einige Themen, bei denen
uns sowohl Risiken als auch Optimierungs­potenziale aufgezeigt wurden. Langfristig erhoffen wir uns zudem, einen besseren Überblick über die aktuelle Lizenzsituation der SBK zu erhalten und die Einhaltung der Compliance-­Anforderungen sicherzustellen. 

„Mit der Umsetzung und der Qualität der Messung im geplanten Zeitraum waren wir sehr zufrieden“

einsnull: Wie zufrieden sind Sie mit den bisherigen Ergebnissen des BITMARCK-­Lizenzmanagements?

Andreas Mühle: Bisher haben wir 2020 nur die True-up-Messungen mit BITMARCK durchführen können. Mit der Umsetzung und der Qualität der Messung im geplanten Zeitraum waren wir sehr zufrieden. Wir konnten deutlich Ressourcen bei uns einsparen.

einsnull: Bisher umfasst der Service nur Microsoft-Lizenzen. Planen Sie auch, weitere Softwarelizenzen über das BITMARCK-­Lizenzmanagement optimieren zu lassen?

Andreas Mühle: Ja, wir wollen in Zukunft auch das Lizenzmanagement von weiteren Herstellern, wie z. B. Citrix oder Adobe, an BITMARCK übergeben.

einsnull: Welches Fazit können Sie insgesamt ziehen?

Andreas Mühle: Da wir erst am Anfang stehen, können wir nur über die Erfahrung aus der True-up-Messung von 2020 berichten. Diese wurde qualitäts- und termingerecht durchgeführt. Die Ansprechpartner waren für uns immer erreichbar und reagierten schnell auf unsere Wünsche. Nach unseren bisherigen Erfahrungen können wir die Beratungsdienstleistung „Lizenzmanagement-Service“ für Microsoft daher auch anderen Krankenkassen weiterempfehlen. Bei uns wurden die entsprechenden Aufwände deutlich reduziert und mit den Ergebnissen sind wir sehr zufrieden.

Sind Sie ebenfalls an unserer Beratungsdienstleistung „Lizenzmanagement-Service“ interessiert? Dann dürfen Sie für erste Informationen gerne auf Ihren Kunden­verantwortlichen zu kommen.