Knapp 920 Mitarbeiter und mehr als 520.000 Versicherte: Nach der Fusion mit der actimonda krankenkasse zum 01. Januar 2021 rangiert die neue BIG direkt gesund nun in den Top 20 der bundesweit geöffneten Krankenkassen. Doch der Weg dahin war ein gutes Stück Arbeit – konkret meinen wir hier die Zusammenführung der Datenbestände
beider Krankenkassen.

Die Bestandszusammenführungen bei Fusionen werden in der Regel im Hintergrund vollzogen. Und das aus gutem Grund: Neben der Bedeutung des Jahreswechsels zur Abgrenzung von Abrechnungszeiträumen soll das laufende Geschäft nach Möglichkeit nicht beeinträchtigt werden, und natürlich sollen auch die Versicherten nichts von der technischen Fusion bemerken. Deshalb passte der Jahreswechsel vom Timing her optimal, da im Worst Case die Feiertage mögliche Down-Zeiten hätten auffangen können. Startschuss für das gemeinsame Projekt war bereits im September 2020, als sich ein Team aus Mitarbeitern beider Krankenkassen sowie BITMARCKern bildete, das sich fortan gemeinsam den ambitionierten Aufgaben stellte. Denn neben den beiden BITMARCK_21c|ng-Datenbeständen werden auch die vorhandenen Umsysteme sowie Add-on-Produkte zusammengeführt oder umgezogen. Oder es wird geprüft, ob diese noch benötigt werden – so blieb die sich bei der BIG im Einsatz befindliche Aktionssteuerung|ng bestehen, während einige Workflows bei der actimonda ab­geschaltet wurden. Neben Lösungen von BITMARCK waren bei beiden Krankenkassen auch zahlreiche Partnerprodukte im Einsatz.

Vera Budzahn-Pörschke, zuständige Projektleiterin bei BITMARCK, bringt diese Herausforderungen auf den Punkt: „Man muss immer schauen: Welche Systeme und Zusatzprodukte gibt es? Was davon soll überführt werden? Wer betreut diese Applikationen technisch? Gemeinsam mussten wir im Projekt dafür Sorge tragen, dass die Koordination all dieser Themen funktioniert. Die besondere Schwierig­keit sind hier sicherlich die bestehenden Abhängigkeiten zu Drittanbietern. Teilweise haben wir Daten aus Drittprodukten übernommen, aber die Produkte wurden zugleich abgekündigt.“

RZ-Wechsel als weitere Herausforderung

Gehören diese Punkte noch zumeist zum Regelgeschäft einer Bestandszusammen­führung, kam bei der Fusion der BIG mit der actimonda eine weitere Besonderheit hinzu: Es wurde parallel ein Rechenzentrumswechsel vollzogen – die Daten der actimonda zogen vom Rechenzentrum eines Wettbewerbers um in ein BITMARCK-RZ. „Normalerweise findet ein RZ-Wechsel vorgelagert statt. In diesem Fall haben wir aus zeitlichen Gründen den Wechsel parallel zum GoLive des neuen Bestandes durchgeführt, inklusive der Übertragung aller weiterzuführenden Systeme wie BITMARCK_21c|ng als Auskunftssystem und bitArchiv“, erläutert Vera Budzahn-Pörschke. Zum Zeitpunkt der Durchführung der Bestands­zusammenführung lag der Quell­bestand der Daten somit in einem Fremd-­Rechenzentrum, was die Problematik des fehlenden Zugriffs mit sich bringt. Auch hier hatte das gemeinsame Projektteam neben den fachlichen Anforderungen einen großen koordinatorischen Kraftakt zu leisten.

Die BITMARCK hat uns in der Planung und Umsetzung der technischen Fusion mit der erforderlichen Fachkompetenz, bei Absprachen mit klarer Verbindlichkeit und mit einem partner­schaftlichen Austausch begleitet. Das Ergebnis überzeugt mich vollständig. Insbesondere die positive Fehlerkultur durch die Lessons-learned-Workshops erzeugt Vertrauen bei allen Partnern. Für Bestandszusammenführungen auch bei größerer Skalierung haben Kassen mit der BITMARCK einen verlässlichen Partner an der Seite, mit dem eine Fusion in kurzer Zeit erfolgreich durchgeführt werden kann. 

Peter Kaetsch, Vorstandsvorsitzender der BIG direkt gesund

Es freut mich sowie die gesamte BITMARCK sehr, dass wir die BIG direkt gesund mit unserer Arbeit überzeugen konnten, weshalb ich an dieser Stelle noch einmal den ausdrücklichen Dank an alle Beteiligten ausspreche. Fusionen und damit auch Bestands­zusammenführungen sind sehr komplexe und für die beteiligten Kassen unglaublich wichtige Vorgänge, insofern ist es für uns das schönste Kompliment – und zugleich unser stetiger Ansporn – in einem solchen Vorhaben ein stabiler und verlässlicher Partner zu sein. Die vertrauensvolle Form der Zusammenarbeit inklusive der offenen Art und Weise, über Optimierungen zu sprechen, rundet den sehr positiven Gesamteindruck ab!

Andreas Strausfeld, Vorsitzender der BITMARCK-Geschäftsführung

Parallel war die ePA-Einführung zu bewerkstelligen

Doch damit nicht genug: Zum 01. Januar 2021 stand noch ein weiteres, in der Branche viel diskutiertes Thema an: Die ePA-Einführung. Auch dies musste im Umstellungsplan einkalkuliert werden, damit beispielsweise das Kontoverwaltungssystem (KVS) wunsch­gemäß seinen Dienst verrichten und die ePa produktiv gehen kann. BITMARCK hat zudem rechtzeitig für die knapp 120.000 Versicherten der actimonda neue elektronische Gesundheitskarten (eGKs) bereitgestellt.

In Summe ein ganzes Bündel an hoch­komplexen Themen, die aufgegleist werden mussten, bevor am 31. Dezember 2020 damit begonnen wurde, die Systeme vom Netz zu nehmen. Vom 02. bis zum 04. Januar ging die eigentliche Bestandszusammen­führung über die Bühne, der 05. Januar war für fachliche Nacharbeiten geblockt. Am 06. Januar sollten die Systeme sukzessive wieder hochgefahren werden. Und tatsächlich: Nachdem am Vormittag noch eine letzte erfolgreiche Prüfung der MRSA-Statistiken abgelaufen war, konnte die neue BIG direkt gesund planungsgemäß am 06. Januar 2021 die Arbeit mit den zusammen­geführten Beständen wieder aufnehmen. Die Fusion war vollbracht!

Retrospektive und Lob für die gute Zusammenarbeit

Im Rahmen einer Retrospektive ließen alle Beteiligten nach der erfolgreichen Fusion noch einmal das Projekt Revue passieren – dabei wurde auch offen und ehrlich über Optimierungspotenzial gesprochen. Vera Budzahn-Pörschke: „Ein Feedback war: Der Kasse hat eine belastbare Kollaborations­plattform gefehlt. Hier müssen wir dem Kunden absolut Recht geben – das war für beide Seiten nicht optimal. Diesen Punkt nehmen wir im Sinne der Kundenzufriedenheit natürlich mit und arbeiten ihn auf.“ Mit Blick zurück auf das Projekt überwiegen aber auf allen Seiten die positiven Elemente deutlich: „Alle waren sehr engagiert! Das Vertrauen war auch in den Momenten da, in denen mal etwas nicht so geklappt hat. Auch unser Fachservice hat den Kunden sehr unterstützt und konnte sicherlich mit seiner Kompetenz und Vielseitigkeit überzeugen. Wir haben großen Respekt davor, was speziell die Kolleginnen und Kollegen in den Kassen geleistet haben. Die erfolgreiche Fusion ist eine großartige Leistung aller Beteiligten und das Ergebnis einer vertrauensvollen, transparenten und konstruktiven Zusammenarbeit.“  

Die Herausforderungen der Bestandszusammenführung aus der Sicht des Kunden

Was waren aus Sicht der BIG die größten Herausforderungen des Projekts?

Andrea Wassen: Der Zeitfaktor war unsere größte Herausforderung. Wir mussten die Fusion innerhalb von knapp vier Monaten stemmen! In kürzester Zeit mussten wir ein Projektteam zusammenstellen, das sich um alle Punkte von A wie Administration bis Z wie Zuständigkeiten kümmerte. Viel Zeit für Vorbereitungen blieb uns da nicht. Zum Glück konnten wir in beiden Kassen auf erfahrene Kolleginnen und Kollegen zurückgreifen, die bereits in der Vergangenheit Fusionen begleitet haben. Das war ein ganz dicker Pluspunkt. Bei einer Fusion geht es nicht nur darum, die 21c|ng-Kassenbestände zu einem Bestand zu fusionieren, sondern alle Kassenprozesse in Einklang zu bringen. Und da sprechen wir von Hunderten von Prozessen. Ganz wichtig war für uns, dass wir mit einem festen Vorsatz in diese Fusion gingen: Wir arbeiten mit den Kolleginnen und Kollegen der actimonda krankenkasse auf Augenhöhe zusammen. Ich glaube, das ist uns sehr gut gelungen. Das sieht man schon daran, dass die Teilprojekte immer eine Doppelspitze mit jeweils einer Kollegin oder einem Kollegen von der actimonda sowie von der BIG hatten. Weiteres Beispiel: Systemeinstellungen und Prozesse der BIG wurden nicht einfach übernommen. Vielmehr haben die individuellen Projektgruppen jeden einzelnen Punkt beleuchtet, bewertet und abgestimmt. Das kostete viel Zeit und auch viele Nerven. Doch entscheidend ist letztlich das Ergebnis. Und wir haben uns immer für die bessere Lösung entschieden, egal ob die actimonda oder die BIG diese parat hatte. Ich bin der festen Überzeugung, dass eine Fusion letztlich nur auf der Basis einer solchen sehr partnerschaftlichen Zusammenarbeit funktionieren kann. 

Welche Rolle spielte im Fusionsprozess der parallele Wechsel vom Fremd-Rechenzentrum
zum BITMARCK-RZ?

Carsten Hassenpflug: Wenn wir heute nochmal die Wahl hätten, dann würden wir zuerst den Wechsel des Rechenzentrums vornehmen und danach die Fusion. Beides gleichzeitig zu stemmen, war mitunter die größte Herausforderung während des gesamten Projekts. So machten uns fehlende Zugriffe auf die Systeme kassenseitig und von Seiten der BITMARCK zu Beginn große Probleme. Die Abläufe mussten immer über zwei Rechenzentren koordiniert und überwacht werden. Des Weiteren kam es durch die Übertragung der erforderlichen Datenbestände an die BITMARCK zu Zeitverzögerungen, die bei einem einheitlichen Rechenzentrum in dieser Art und Weise nicht entstehen würden. Und eines hat man bei einer Fusion ja nie: Zeit!

Wie bewerten Sie das Projekt abschließend?

Andrea Wassen: Wie sagt man so schön? Am Ende zählt nur das Ergebnis, und alles andere ist Nebensache. Dies war bei uns aber nicht der Fall. Ich glaube, mancher von uns war selbst erstaunt, was wir mit vereinten Kräften innerhalb von kürzester Zeit geschafft haben. Die neue BIG direkt gesund war zu jedem Zeitpunkt nach dem Jahreswechsel 2020/21 gegenüber ihren Kundinnen und Kunden auskunftsfähig und bereits nach den ersten zwei Werktagen im neuen Jahr auch in Bezug auf 21c-Erfassungen arbeitsfähig. Dies ist angesichts der Komplexität von über 50 Applikationen und entsprechenden Migrationen keine Selbstverständlichkeit. Jeder einzelne in diesem Projekt hat zu dem Erfolg beige­tragen, und wir alle haben voneinander gelernt und profitiert. In der Kürze der Zeit haben wir unglaublich viel geschafft, und darauf dürfen alle Beteiligten stolz sein. 

Wie haben Sie die Zusammenarbeit mit BITMARCK empfunden?

Carsten Hassenpflug: Die Zusammenarbeit war stets kollegial und kompetent. Wir konnten uns immer auf die BITMARCK verlassen, und unsere Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner bei der BITMARCK waren stets erreichbar, auch am Wochenende. Das ist nicht selbstverständlich. Unstimmigkeiten konnten wir schnell aus dem Weg räumen. Das tat der vertrauens­vollen Zusammenarbeit keinen Abbruch, im Gegenteil, sie ist dadurch noch gestärkt worden.